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Über die aktive Vertragsanwendung
Autor: Rechtsanwalt Dr. Rutger von der Horst Köln, Münster, Los Angeles
Inhalt
"Der Vertrag lebt!"
Vertragsdokumente
"Mal eben aus der Hand": Die Gefahr beim handschriftlichen Vermerk
Fristenkontrolle bei langer Vertragsdauer
"Der Vertrag lebt!"
Nicht derjenige Vertrag ist der beste, den man nach Vertragsschluss nie wieder anschaut, sondern derjenige, der von oben nach unten "abgearbeitet" werden kann. Gerade beim Projektvertrag gilt: "Der Vertrag lebt!"
Aus Gründen der Kontrolle und der Beweiserleichterung sollte der Vertrag deshalb auch eine Vertragsmanagement- und Dokumentationsklausel enthalten, die regelt, welche Dokumente von wem anzufertigen und wo aufzubewahren sind.
Vertragsdokumente
Folglich gehören in die reale oder virtuelle Vertragsakte neben den eigentlichen Vertragsurkunden (Rahmenvertrag, AGB, Pflichtenheft, Erstellungsscheine etc.) z.B. auch
- Projekt-, Zeit- und Budgetpläne
- Protokolle
- Projekttagebücher
- technische Testunterlagen
- Vertragsentwürfe
- interne Memoranden
- und insbesondere die gesamte Korrespondenz der Vertragspartner (Fax, eMail etc.).
"Mal eben aus der Hand": Die Gefahr beim handschriftlichen Vermerk
Vorsicht bei handschriftlichen Vermerken auf Faxen bzw. bei eMail-Antworten: Statt einer Bestätigung über den Erhalt des Schreibens kann aus einem "O.K." leicht unbeabsichtigt ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben über eine Vertragsänderung werden.
Fristenkontrolle bei langer Vertragsdauer
Gerade bei Verträgen mit langer Laufzeit, wie etwa bei Lizenzverträgen, die fortwährende Aktivitäten erfordern, z.B. Erstellung von Abrechnungsunterlagen, Lizenzzahlungen bzw. Kontrolle von Zahlungseingängen nebst etwaiger Mahnung, umfaßt das Vertragsmanagement eben auch die Fristenkontrolle. |
